30 jun. 2014
4 minuten
Online retailers kunnen gemiddeld zestien procent van de kosten besparen als ze het verzamelen van orders en het verwerken van retouren integreren. In magazijnen waar veertig procent van de verzonden producten retour komt, kunnen de besparingen zelfs oplopen tot meer dan twintig procent. Dat blijkt uit onderzoek van Susanne Wruck, die aan de Vrije Universiteit in Amsterdam promoveert op dit onderwerp. Het onderzoek van Wruck is gerelateerd aan het door Dinalog gefinancierde onderzoeksproject ‘Cross Chain Order Fulfilment Coordination for Internet Sales’.
Veel online retailers hanteren een tolerant retourbeleid, met als gevolg dat – afhankelijk van de productgroep – tot wel 75 procent van de verkochte producten wordt teruggestuurd. Al deze producten moeten niet alleen worden uitgepakt, gecontroleerd en soms gerepareerd, maar ook weer op voorraad worden gelegd. Dat betekent dat een medewerker met een kar vol producten het magazijn inloopt om ze terug op de picklocaties te leggen, terwijl even later een orderpicker met een lege kar vrijwel exact dezelfde route aflegt. Susanne Wruck geeft in haar proefschrift aan wat de mogelijkheden zijn om beide processen te integreren.
Samenstellen van batches
Wruck maakt in haar proefschrift allereerst onderscheid tussen het samenstellen van optimale batches en het berekenen van de kortste looproutes. Het samenstellen van een batch betekent dat diverse orders of retouren worden samengevoegd tot één grote opdracht die aan een enkele medewerker wordt toegewezen. De grootte van de batch wordt daarbij beperkt door het maximum aantal producten dat een medewerker op zijn kar tijdens zijn ronde door het magazijn kan meenemen.
Als we het verzamelen van orders en het terugleggen van retouren echter combineren, kunnen we batches samenstellen die veel groter zijn dan het aantal producten dat op een kar past. Met andere woorden: medewerkers starten hun route door het warehouse met een kar vol producten die terug op voorraad moeten worden gelegd en eindigen met een kar vol producten die door klanten zijn besteld. "Deze methode heb ik toegepast in het magazijn van een bibliotheek, een situatie met als bijzonderheid dat alle producten weer retour komen. In dit specifieke geval blijkt het mogelijk om maar liefst 41 procent op de kosten van het verwerken van retouren en verzamelen van orders te besparen", vertelt Wruck.
Berekenen van looproutes
Wruck toont vervolgens aan hoe op basis van een batch met zowel orders als retouren de kortst mogelijke looproute door het magazijn kan worden bepaald. Daarvoor is een genetische algoritme ontwikkeld, die het mogelijk maakt om in zo’n kort mogelijke tijd de optimale route voor grote batches te berekenen.
Tevens laat Wruck zien hoe orders en retouren zo efficiënt mogelijk tot batches kunnen worden gecombineerd. "Omdat het aantal orders doorgaans veel groter is dan het aantal retouren, is het niet nodig om in alle batches retouren op te nemen. Als we de retouren niettemin over verschillende batches verdelen, neemt de loopafstand slechts minimaal toe. Misschien verdient die laatste optie in de praktijk daarom toch de voorkeur, omdat medewerkers dan meer flexibiliteit hebben bij het sorteren van producten op hun kar. Zolang we maar geen batches meer met alleen retouren samenstellen", verklaart Wruck.
Kosten volledig elimineren
Omdat de samenstelling van een batch direct van invloed is op de loopafstand, heeft Wruck eveneens onderzocht wat de mogelijkheden zijn om het samenstellen van batches en berekenen van looproutes te combineren. In situaties waarin dat mogelijk is, zijn nog verdere besparingen mogelijk. Daarvoor is een oplossing ontwikkeld die is gebaseerd op een iteratieve locale zoekmethode en verscheidene neighbourhood structuren.
Deze oplossing is vervolgens getoetst met behulp van een dataset uit de praktijk. Voor die specifieke situatie blijkt dat gemiddeld 15,6 procent op de kosten van het terugleggen van retouren en verzamelen van orders kan worden bespaard. Op basis van die data wordt geconcludeerd dat bij een retourpercentage van 25 procent de kostenbesparing 16 procent bedraagt, maar dat bij een retourpercentage van 43 procent de kostenbesparing oploopt tot maar liefst 21 procent. "In magazijnen met een retourpercentage van 10 procent kunnen vrijwel alle kosten voor het terugleggen van retouren volledig worden geëlimineerd. Als het aantal retouren naar verhouding toeneemt, moeten medewerkers toch wat eerder een omweg maken om een product weer op de juiste locatie te leggen", stelt Wruck.
Personeelstekorten minimaliseren
Wruck heeft niet alleen onderzoek gedaan naar het integreren van orderverzamel- en retourprocessen, maar ook naar personeelsplanning in magazijnen van online retailers. Kenmerk van deze sector is de onzekere en vaak sterk fluctuerende vraag uit de markt, met als gevolg dat de werklast in de magazijnen van dag tot dag flink kan verschillen. "De meeste modellen voor personeelsplanning gaan uit van gemiddelden, maar die werken niet als de afwijking te groot is. Als je een gemiddelde van 600 orders per dag als uitgangspunt neemt, maakt het nogal wat uit of dat gepaard gaat met een spreiding tussen de 500 en 700 orders of tussen de 200 en 1000 orders. Als je in werkelijkheid 1000 orders ontvangt, zorgt dat voor een flink capaciteitsprobleem", aldus Wruck.
Wruck heeft een instrument ontwikkeld dat is gebaseerd op kennis over risicomanagement uit de financiële wetenschap. Online retailers kunnen dit instrument inzetten om te achterhalen welke methode zij het beste kunnen gebruiken om te berekenen hoeveel personeel ze nodig hebben. Wruck: "Welke methode het beste is, verschilt per situatie. Het maakt verschil of magazijnen veel of weinig gebruik maken van flexkrachten en wel of niet gemakkelijk kunnen opschalen. Met dit instrument kunnen online retailers niet alleen een efficiënte personeelsplanning realiseren, maar ook de kans op personeelstekorten minimaliseren."
Susanne Wruck promoveerde tijdens een openbare zitting op 30 juni in de aula van de Vrije Universiteit in Amsterdam met haar proefschrift ‘Warehouse Operations Revisited – Novel Challenges and Methods‘.