‘Combinatie mens en machine leidt tot betere resultaten’

Bedrijven beschikken over geavanceerde planningssystemen, maar de planning verloopt toch vaak anders. Moeten we het matchen van persoon en taak dan wel overlaten aan planningsalgoritmes? Is het niet verstandiger om dat de medewerkers zelf te laten doen? Of werkt een combinatie van beide het beste?

Albert Ponsteen van Epicflow onderzocht die laatste vraag voor zijn promotie op vrijdag 7 oktober 2022 om 13.30 uur aan de Open Universiteit in Heerlen. Zijn proefschrift heet Resource Allocation in Multi-Project Environments by Combining Scheduling Heuristics with Human Intelligence.

Ponsteen ziet het in de praktijk van zijn bedrijf: medewerkers met kennis van zaken van wat er op de werkvloer speelt, komen regelmatig met betere oplossingen dan geavanceerde planningsalgoritmes. Het gebruik van een lijst met belangrijkste taken en de vrijheid om hier eventueel beargumenteerd van af te wijken, lijkt goed te werken. Is het dus verstandig om het toewijzen van de juiste persoon aan een projecttaak over te laten aan medewerkers zelf? Om die vraag te beantwoorden, deed Ponsteen onderzoek in een projectorganisatie. De medewerkers kregen de mogelijkheid om af te wijken van de basisplanning. Gekeken werd of ze dat deden en of ze die afwijking konden verantwoorden.

Mens en machine vullen elkaar aan

De theorie op dit gebied benadert het toewijzen van mensen aan taken (resource allocatie) veelal als een mathematisch algoritmisch planningsprobleem. Planningsalgoritmen kunnen goed omgaan met de veelheid van taken, relaties en deadlines, maar niet met de dynamiek van alledag. Mensen zijn daartoe beter in staat. Daarom zijn er ook wetenschappers die pleiten voor het gebruik van menselijk inzicht bij resource allocatie. Volgens de theorieën over deze twee invalshoeken vullen mens en machine elkaars zwakke en sterke punten aan. Maar er is nog geen theorie die resource allocatie vanuit beide invalshoeken combineert en toetst in de praktijk van multi-project omgevingen. Het promotieonderzoek probeert de vraag te beantwoorden of het combineren van planningsalgoritmes met menselijk inzicht leidt tot betere resultaten.

Multidisciplinaire aanpak

De complexe onderzoeksvraag is volgens Ponsteen niet op te lossen vanuit één domein, maar vergt een multidisciplinaire aanpak. Daarom paste hij theorieën van verschillende disciplines toe die hij samenvoegde in een ontwerpvoorstel dat de hoofdvraag moet beantwoorden. Het ontwerpvoorstel bestaat deels uit operationele richtlijnen en deels uit context richtlijnen, die aangeven in welke omgeving het ontwerp toepasbaar is. Volgens het onderzoek leidt de toepassing van de operationele richtlijnen in de juiste omgeving tot verbeterde resource allocatie beslissingen.

Eventueel een kop